İTİRAZ: Başvuru sahibinin, adayın veya belgelendirilmiş bir kişinin, TEMFED Akademi tarafından personel belgelendirmeyle ilgili olarak alınan olumsuz bir kararın (belgenin askıya alınması, iptali, gözetime yönelik kararlar, yeniden belgelendirme vb.) tekrar dikkate alınması ya da belgelendirme sınavı soruları ve/veya sınav sonuçlarının yeniden değerlendirilmesi yönündeki talebidir.
ŞİKAYET: Bir kişi veya kuruluşun, TEMFED Akademi’nin itiraza konu olan faaliyetleri haricindeki faaliyetleri veya TEMFED Akademi tarafından belgelendirilmiş kişilerin faaliyetlerine yönelik olarak memnuniyetsizliklerini bildiren ve cevaplandırılması gereken talepleridir.
İtiraz ve Şikayetlerin Alınması
İtirazlar, itiraza konu kararın kişiye yazılı veya elektronik posta ile bildiriminden itibaren 10 işgünü içerisinde yapılmalıdır. Şikayetler için süre sınırlaması bulunmamaktadır. Yapılan itiraz veya şikayetin TEMFED Emlak Akademisi ile ilgisi bulunmadığı tespit edilirse, kişiye durum bildirilir. Şikayetler için şikayet sahibi ve şikayetin içeriğine ilişkin bilgiler gizli tutulur.
İtirazların Değerlendirilmesi ve Sonuçlandırılması
İtirazın aynı sınavlarda yer alan diğer kişilerin belgelendirme kararını etkilediğinin anlaşıldığı hallerde komite o sınava ilişkin yürütmenin durdurulmasını talep edebilir. Bu durumda İktisadi İşletme Müdürü tarafından durdurma kararı alınması halinde ilgili sınava ilişkin belgelendirme süreci komitenin değerlendirmesi sonuçlanmadan tamamlanamaz.
İtiraza konu olan değerlendirmeyi yapan değerlendiriciyle ön değerlendirme yapılır ve itiraza konu kişinin kararını yeniden gözden geçirmesi sağlanır. İtiraz sahibi ilk görüşme sonrasında
hala itirazını sürdürürse bir akran değerlendirmesine tabi tutulur ve bu değerlendirme iç doğrulayıcı ya da karar vericinin değerlendirmesine sunulur. İtiraz sahibinin sonuçtan tatmin olmaması halinde komisyonun değerlendirmesine sunulur.
İtirazın aynı sınavlarda yer alan diğer kişilerin belgelendirme kararını etkilediğinin anlaşıldığı hallerde komite o sınava ilişkin yürütmenin durdurulmasını talep edebilir. Bu durumda İktisadi İşletme Müdürü tarafından durdurma kararı alınması halinde ilgili sınava ilişkin belgelendirme süreci komitenin değerlendirmesi sonuçlanmadan tamamlanamaz.
Komite kararları çoğunlukla alınır. Komitenin aldığı kararlar tavsiye niteliğindedir. Komite değerlendirmesini tamamlayarak sonucu Sınav Hizmetleri Sorumlusuna iletir. Sınav Hizmetleri Sorumlusu komite kararı uyarınca gerekli tedbiri alır. Konunun belgelendirme kararını etkilemesi halinde, husus Belge Karar Vericisine iletilerek gerekli tedbir alınır.
İtirazlar kayıt tarihinden itibaren en geç 15 gün içerisinde sonuçlandırılır ve kişinin talebine uygun olarak yazılı veya elektronik posta ile itiraz sahibine bilgilendirme yapılır. Tüm süreçler işlenerek kaydedilir.
Şikayetlerin Değerlendirilmesi ve Sonuçlandırılması
İtiraza konu olamayacak her türlü başvuru şikayet olarak kaydedilir. KYT tarafından gerekli soruşturma yapılır, gerekli hallerde inceleme yapmak üzere İktisadi İşletme Müdürü tarafından şikayeti incelemek üzere bir personel görevlendirilebilir. Teknik değerlendirme gereken şikayetlerde dokümanlar İtiraz ve Şikayet Komitesine sunulur.
Şikayetin belgelendirme kararını etkileyebileceği hallerde, şikayet İtiraz ve Şikayet Komitesine sunulur ve Sınav Hizmetleri Sorumlusundan yürütmenin durdurulması talep edilir. Bu durumda şikayetin ilgili olduğu sınava ilişkin belgelendirme süreci komitenin değerlendirmesi sonuçlanmadan tamamlanamaz. Komite gerekli hallerde alt komisyon kurulmasını veya inceleme yapmak üzere bir kişinin görevlendirilmesini talep edebilir. Bu durumda gerekli görevlendirme yapılır.
Şikayete ilişkin incelemeler sonucunda hazırlanan dosya (komite değerlendirmesi yapılan hallerde komite kayıtlarını da içerir) İktisadi İşletme Müdürüne sunulur, İktisadi İşletme Müdürü tarafından gerekli tedbirin alınması için ilgili personel talimatlandırılır. Belge kararını etkileyen durumlarda dosya Belgelendirme Karar Vericisine iletilerek gerekli tedbiri alması istenir.
Şikayetlerin kayıt tarihinden itibaren en geç 30 gün içerisinde sonuçlandırılması esastır. Mücbir sebeplerle süre uzatımı gereken haller ortaya çıkarsa şikayet sahibine bu konuda bilgilendirme yapılır. Şikayet sonuçları, şikayet sahibinin talebine uygun olarak, yazılı veya eposta olarak ilgili kişiye bildirilir.
